Politique de confidentialité

L’ACO reconnaît l’importance de la vie privée et de la protection des renseignements personnels et professionnels de ses membres. Sa politique de confidentialité, fournie ci-après, détaille le type de renseignements personnels recueillis par l’ACO, l’utilisation qu’elle en fait et la façon dont elle en assure la protection.

Application et portée

Dans le cadre de son mandat, l’ACO recueille des renseignements personnels sur ses membres et d’autres personnes avec qui elle interagit, ce qui peut comprendre des membres potentiels, des utilisateurs de ses produits et services, ainsi que toute autre personne nommée dans le compte d’un membre ou participant aux activités de l’ACO, comme les réunions et webinaires.

La présente politique de confidentialité régit également les renseignements personnels recueillis auprès des personnes qui consultent les sites Web de l’ACO, à www.coa-aco.org, et de ses réunions annuelles, à www.coaannualmeeting.ca et www.coa-aco.org/fr/reunions-annuelles, ou qui interagissent autrement avec ces sites (ci-après les « sites Web »).

Collecte et utilisation des renseignements personnels

Par « renseignement personnel », on entend tout renseignement concernant une personne identifiable. L’ACO recueille généralement des renseignements personnels à la présentation d’une demande d’adhésion, à l’adhésion, à l’inscription à sa réunion annuelle, à la participation à certaines de ses activités, à l’achat de certains de ses produits et services et à la soumission de demandes d’information.

Les renseignements recueillis comprennent généralement le nom, l’adresse postale, le courriel et le numéro de téléphone, ainsi que les études et formations, l’expérience professionnelle et le type de pratique, les affiliations professionnelles, la date de naissance, le sexe et la langue, la catégorie et le statut de membre, les renseignements requis pour les paiements et l’historique des paiements, les renseignements communiqués par courriel, par télécopieur, par la poste et par téléphone, et d’autres renseignements personnels requis dans la prestation d’un service donné ou dans les recherches auprès des membres. L’ACO recueille la majorité des renseignements requis directement auprès des membres concernés et avec leur consentement.

Le principal motif de la collecte de renseignements personnels est la prestation de services aux membres, membres affiliés et utilisateurs non membres. En général, l’ACO recueille des renseignements personnels sur ses membres et d’autres personnes avec qui elle interagit et auprès de ceux-ci pour les fins suivantes :

  • Créer, établir et administrer le compte des membres et confirmer leur statut.
  • Offrir des services et du soutien aux membres, de même que des publications, des activités, des produits et des services aux membres et utilisateurs non membres.
  • Répondre aux demandes d’information des membres et autres personnes et confirmer adéquatement le statut du compte des membres.
  • Fournir l’accès à des renseignements sur ses produits et services.
  • Identifier les membres et assurer l’exactitude des dossiers de l’ACO.
  • Comprendre les besoins des membres et membres potentiels de sorte à offrir des produits et services pertinents.
  • Sous réserve du droit des membres de retirer leur consentement, promouvoir des produits et services susceptibles de les intéresser et mener des sondages afin de mieux comprendre leurs particularités et leurs besoins. Les données découlant de tels sondages sont utilisées et publiées sous forme agrégée et ne permettent pas d’identifier les répondants.

Sauf exigence ou disposition législative contraire, l’ACO n’effectue pas de collecte ni d’utilisation de renseignements personnels à d’autres fins sans consentement préalable. Pour les détails sur le type de renseignements recueillis par l’intermédiaire des sites Web, leur utilisation et leur partage, consulter la section « Sites Web » de la présente politique.

Consentement et droit de retirer son consentement

En devenant membre de l’ACO, en interagissant avec elle, en participant à ses réunions et autres activités ou en lui soumettant des renseignements en lien avec ses produits, services et activités, toute personne consent à la collecte de renseignements personnels, à leur utilisation et à leur divulgation de la manière décrite dans la présente politique. De plus, en consultant les sites Web ou en interagissant autrement avec ceux-ci, toute personne accepte d’être liée par les modalités de la présente politique.

Toute personne peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable, en communiquant avec l’ACO de la façon détaillée dans la section « Communication avec l’ACO » de la présente politique.

  • Désabonnement et non-publication des renseignements. Il est possible d’annuler les services aux membres suivants : (i) envois postaux facultatifs, comme les périodiques et publicités de tierces parties; (ii) courriels facultatifs, comme les dépêches de l’ACO; (iii) sondages menés de temps à autre par l’ACO; et (iv) publication du nom et des coordonnées dans le répertoire en ligne des membres. Pour annuler ces services, téléphoner à la coordonnatrice des services aux membres de l’ACO, au 514-874-9003, poste 3. Le désabonnement des communications facultatives et la non-publication des renseignements n’empêchent toutefois pas l’ACO d’envoyer ses autres communications, comme les avis de renouvellement d’adhésion.
  • Annulation de l’adhésion. Il est possible d’annuler son adhésion à l’ACO en communiquant avec les services aux membres. Le cas échéant, l’ACO peut conserver pendant une période raisonnable tout renseignement personnel fourni par le membre, entre autres au cas où celui-ci décide de redevenir membre, conformément à la législation applicable en matière de protection de la vie privée.

Partage de renseignements personnels

Seuls les employés de l’ACO qui en ont besoin pour des raisons opérationnelles ou dont les tâches le nécessitent de manière raisonnable sont autorisés à accéder aux renseignements personnels. L’ACO ne vend, loue, partage ou échange aucun renseignement personnel à des tierces parties, sauf dans les cas suivants :

  • Prestation de services. L’ACO peut retenir des fournisseurs pour la prestation de services en son nom. Cela peut comprendre, sans s’y limiter, une personne dont l’ACO retient les services pour effectuer des tâches en son nom. Les fournisseurs retenus reçoivent une quantité limitée de renseignements nécessaires à la prestation des services en question. Il leur est interdit d’utiliser les renseignements reçus pour des fins autres que la prestation des services pour lesquels ils ont été retenus.
  • Partage au grand public. Le seul renseignement personnel communiqué par l’ACO au grand public est le statut de membre de l’ACO. L’ACO publie également le nom et les coordonnées des membres de son conseil d’administration et de ses comités.
  • Consultation par les membres et membres affiliés. L’ACO tient un répertoire en ligne des membres à l’intention de ses membres actifs et membres affiliés. Ce répertoire n’est pas accessible au grand public. Par défaut, les membres peuvent consulter les nom, catégorie d’adhésion, adresse postale, numéro de téléphone au travail et courriel des autres membres. Il est possible d’empêcher la consultation par les autres membres et membres affiliés d’une partie ou de la totalité de ces renseignements personnels en accédant au répertoire des membres en ligne et en y indiquant ses préférences, ou en téléphonant aux services aux membres pour qu’ils s’en chargent.
  • Sondages. Quand l’ACO mène des sondages au nom de tierces parties, comme des chercheurs en orthopédie ou dans d’autres domaines, elle conserve les données obtenues, et les tierces parties concernées peuvent seulement extraire et utiliser des données agrégées ne permettant pas d’identifier les répondants. En acceptant de participer à un sondage mené par l’intermédiaire de l’ACO, les répondants sont clairement informés de l’identité de la personne ou du groupe à l’origine du sondage et des personnes qui ont accès aux renseignements recueillis.
  • Demandes gouvernementales et procédures judiciaires. L’ACO divulgue tout renseignement personnel raisonnablement nécessaire pour se conformer à la législation et à la réglementation applicables, aux procédures judiciaires ou aux demandes gouvernementales.
  • Fusions et acquisitions. En cas de fusion, d’acquisition ou de dissolution de l’ACO, celle-ci avise les personnes concernées avant le transfert de leurs renseignements personnels, conformément à la législation applicable en matière de protection de la vie privée.

Pour savoir comment limiter le type de renseignements recueillis par l’ACO par l’intermédiaire des sites Web, leur utilisation et leur partage, consulter la section « Sites Web » de la présente politique.

Sites Web

En général, l’ACO recueille des renseignements personnels sur ses membres et les autres utilisateurs des sites Web et auprès de ceux-ci pour les fins suivantes :

  • Renseignements personnels. Dans nombre de cas, l’ACO recueille des renseignements personnels directement auprès des membres et autres personnes lorsqu’ils consultent ou utilisent les sites Web. Voici un exemple des cas où des renseignements sont recueillis et leur type :
    • Demandes d’information et abonnements. L’ACO peut recueillir les nom, coordonnées et courriel des membres et utilisateurs et tout autre renseignement fourni par ceux-ci quand ils soumettent une demande d’information ou communiquent avec l’ACO par l’intermédiaire des sites Web. L’ACO utilise ces renseignements uniquement pour leur fournir l’information demandée ou pour les joindre afin de répondre à leurs questions ou demandes. L’ACO peut recueillir les nom, coordonnées et courriel des membres et utilisateurs et tout autre renseignement fourni par ceux-ci quand ils s’abonnent à ses dépêches ou soumettent une demande ou une commande pour un de ses produits ou services, par exemple en s’inscrivant à une de ses activités. L’ACO utilise ces renseignements uniquement pour traiter les demandes, y répondre ou gérer ses activités quotidiennes en lien avec ces demandes.
    • Comptes des membres. L’ACO peut recueillir des renseignements personnels sur les membres quand ils gèrent leur compte en ligne, par exemple lorsqu’ils optent pour les prélèvements automatiques et modifient autrement les renseignements figurant dans leur compte ou d’autres préférences. L’ACO utilise les renseignements fournis seulement tel que prévu dans la présente politique de confidentialité.
  • Renseignements techniques. Des renseignements techniques peuvent être recueillis par voie électronique, entre autres à l’aide de fichiers-témoins, lorsqu’une personne consulte les sites Web. Ces renseignements peuvent être liés à une consultation des sites Web, ce qui comprend, entre autres, l’adresse IP de l’ordinateur et le navigateur utilisé, le système d’exploitation, la résolution de l’écran, l’emplacement, les préférences linguistiques précisées dans le navigateur, le site à partir duquel l’utilisateur accède aux sites Web, les mots-clés recherchés (dans le cas d’un accès à partir d’un moteur de recherche), le nombre de pages vues, les renseignements saisis par l’utilisateur et les publicités vues. Ces données servent à évaluer et améliorer la convivialité des sites Web, et sont considérées comme des renseignements personnels lorsqu’elles sont associées à un compte ou à des coordonnées. Il est possible de bloquer l’utilisation des fichiers-témoins en activant les paramètres correspondants dans son navigateur. La fonction « Aide » de la plupart des navigateurs explique les procédures pour empêcher la création de nouveaux fichiers-témoins, activer les notifications en cas de création de fichiers-témoins et bloquer les fichiers-témoins. En cas de retrait du consentement ou de blocage des fichiers-témoins, il est possible qu’une partie ou que la totalité du contenu des sites Web devienne inaccessible.
  • Politiques de confidentialité de tierces parties. La présente politique de confidentialité aborde strictement l’utilisation et la divulgation de renseignements par l’ACO. Les annonceurs et partenaires de l’ACO peuvent afficher des publicités sur les sites Web. En cliquant sur un lien intégré vers leur site Web, un membre ou utilisateur peut leur révéler des renseignements techniques. Bien que leurs sites Web puissent être accessibles par l’intermédiaire des sites Web de l’ACO, ces tierces parties ont leurs propres politique de confidentialité et pratiques de collecte, d’utilisation et de divulgation des données. L’ACO recommande de lire la politique de confidentialité de toute tierce partie avant de lui fournir des renseignements ou de profiter d’une offre ou promotion.

Renseignements personnels à l’étranger

Dans certains cas et dans les limites permises par la législation, des renseignements personnels peuvent être divulgués, traités et conservés à l’extérieur du Canada, et donc être à la disposition des autorités gouvernementales et assujettis aux ordonnances juridiques et à la législation du pays concerné. L’ACO s’efforce de protéger les renseignements personnels divulgués à des tierces parties dans le cadre d’ententes contractuelles en exigeant que celles-ci adoptent des procédures et mesures de sécurité et en matière de confidentialité.

Sécurité et conservation

L’ACO applique des mesures de sécurité raisonnables afin de protéger les renseignements personnels contre tout accès non autorisé. Les renseignements personnels sont conservés seulement le temps requis pour les fins pour lesquelles ils ont été recueillis et auxquelles les personnes visées ont consenti, sauf exigence législative contraire. Les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires pour les fins pour lesquelles ils ont été recueillis sont détruits, supprimés ou anonymisés.

Accès et correction

L’ACO respecte le droit d’une personne d’accéder à ses renseignements personnels et de les corriger. Toute personne ayant un compte en ligne de l’ACO peut y accéder pour mettre à jour les renseignements personnels fournis. L’ACO se conforme en outre à la législation en matière d’accès aux renseignements personnels et de correction de ceux-ci. Pour obtenir de l’aide afin de mettre à jour des renseignements personnels, communiquer avec l’ACO tel que précisé ci-après.

Communication avec l’ACO

Pour toute question ou préoccupation à propos de la présente politique de confidentialité ou des renseignements personnels conservés par l’ACO, ou pour signaler un problème de conformité à la présente politique de confidentialité aux responsables désignés de la confidentialité au sein de l’ACO, écrire à privacy@canorth.org.

Modifications à la politique de confidentialité

L’ACO revoit et met à jour ses politiques au besoin en fonction de la réglementation en vigueur, des nouvelles technologies, des normes et des préoccupations des membres et autres utilisateurs. La présente politique de l’ACO peut donc changer de temps à autre. Toute modification à la présente politique est affichée sur les sites Web et, en cas de modifications majeures, un avis plus exhaustif est signifié.