81e Réunion annuelle de l’ACO | 60e Réunion annuelle de la SROC
Directives pour les présentateurs et modérateurs
Dernière mise à jour le 20 mars 2026
Présentateurs de symposium et d'exposés
Dates limites importantes :
- 1er mai : Date limite pour mettre à jour les détails des auteurs/présentateurs.
Les soumissionnaires sont responsables de l’exactitude des informations; des renseignements incorrects peuvent entraîner le retrait du programme. - 15 mai : Date limite pour remplir le Formulaire de déclaration de conflit d’intérêts.
Seul l’auteur qui présente doit remplir ce formulaire. Un bouton ROUGE indique qu’une action est requise; un bouton VERT indique que tout est complété.
Inscription :
- Tous les présentateurs doivent s’inscrire et payer intégralement pour le congrès annuel. Les membres ayant payé leur cotisation 2026 seront admissibles au tarif réduit.
Date et heure de présentation :
- Toutes les présentations seront données en personne, à St. John’s, Terre-Neuve-et-Labrador.
- L’horaire des présentations est disponible dans le programme en ligne.
Vous pouvez faire une recherche/filtration par nom de famille et vérifier chaque journée pour votre/vos séance(s).
Note : Des efforts importants ont été faits pour éviter les conflits d’horaire pour les présentateurs ayant plusieurs conférences. Pour toute préoccupation, veuillez contacter education@canorth.org.
Durée des présentations :
- Présentations orales : Présentation de 6 minutes, suivie de 3 minutes de discussion. Le respect strict des limites de temps sera appliqué.
- Symposia / ICL / autres séances : Déterminé par l’organisateur de la séance. Veuillez consulter le programme en ligne.
TOUS les présentateurs sur place :
- Obligatoire : Pour répondre aux exigences d’agrément du Collège royal, chaque présentation doit inclure une déclaration de divulgation financière. Un modèle de diapositive sera fourni prochainement. Indiquez « aucune divulgation » si applicable.
- Tous les identifiants des patients doivent être retirés des diapositives.
- Les présentateurs sont encouragés à ajouter 2 à 3 conseils ou ressources d’autoapprentissage à la fin de leur présentation, en lien avec le sujet (p. ex. articles scientifiques, conférences à venir, livres, balados, etc.).
Instructions de format :
- Format préféré : ratio 16:9 (le format 4:3 affichera des bandes noires latérales).
- Un lien pour téléverser les diapositives vous sera envoyé en mai.
- Une salle de préparation des présentateurs sera disponible sur place.
- Apportez une copie de sauvegarde de votre présentation PowerPoint sur clé USB ou envoyez-vous une copie par courriel.
- Évitez les liens web en direct (les ordinateurs des présentateurs n’ont pas accès à Internet).
- Les présentations fonctionneront uniquement sur PC. Nous ne pouvons pas accommoder les ordinateurs personnels ou les ordinateurs Macintosh. Les adaptateurs Mac ne seront pas disponibles.
Téléverser les diapositives sur place :
- Rendez-vous à la salle de préparation des présentateurs pour tester, modifier ou vérifier vos diapositives.
- Si vous téléversez sur place, les diapositives doivent être chargées au moins 2 heures avant votre séance.
- Aucun téléversement directement depuis les salles de séance.
Exigences pour les séances accréditées :
- Aucun matériel publicitaire ou promotionnel spécifique à un produit ne doit apparaître dans ou à proximité des séances accréditées (diapositives, documents, pages web), immédiatement avant, pendant ou après une activité de DPC accréditée.
- Toute incitation aux participants doit être approuvée par l’ACO.
- Si votre présentation inclut la discussion d’un produit pertinent pour le sujet éducatif ou faisant partie d’un parcours de soins (p. ex. une application départementale ou un implant), veuillez utiliser des termes génériques lorsque possible, plutôt que des noms de produits.
- Consultez les Normes nationales du CRMCC (voir l’Élément 6 sur la promotion commerciale).
Un modèle PowerPoint facultatif, incluant les diapositives obligatoires de divulgation, sera fourni dans les prochaines semaines.
Présentateurs éclairs (rapid-fire)
Dates limites importantes :
- 1er mai : Date limite pour mettre à jour les détails des auteurs/présentateurs.
Les soumissionnaires sont responsables de l’exactitude des informations; des renseignements incorrects peuvent entraîner un retrait du programme. - 15 mai : Date limite pour remplir le Formulaire de déclaration de conflit d’intérêts.
Seul l’auteur qui présente doit remplir ce formulaire. Un bouton ROUGE indique qu’une action est requise; un bouton VERT indique que tout est complété.
Inscription :
- Tous les présentateurs doivent s’inscrire et payer intégralement pour le congrès annuel. Les membres ayant payé leur cotisation 2026 sont admissibles au tarif réduit.
Date et heure de présentation :
- Toutes les présentations seront données en personne, à St. John’s, Terre-Neuve-et-Labrador.
- L’horaire des présentations est disponible dans le programme en ligne.
Vous pouvez faire une recherche/filtration par nom de famille et vérifier chaque journée pour votre (vos) séance(s). - Note : Des efforts importants ont été faits pour éviter les conflits d’horaire pour les présentateurs ayant plusieurs présentations.
- Pour toute préoccupation, veuillez contacter : education@canorth.org.
Format des présentations Rapid-Fire :
- Présentation de 3 minutes (maximum 3 diapositives), suivie de 3 minutes de discussion. Le respect strict du temps alloué sera appliqué.
TOUS les présentateurs sur place :
- Obligatoire : Pour être conforme aux exigences d’agrément du Collège royal, chaque présentation doit inclure une déclaration de divulgation financière.
Un modèle de diapositive sera fourni prochainement. Indiquez « aucune divulgation » si applicable. - Tous les identifiants de patients doivent être retirés des diapositives.
Instructions de format :
- Ratio préféré : 16:9 (le format 4:3 affichera des bandes noires latérales).
- Un lien pour téléverser les diapositives vous sera envoyé en mai.
- Une salle de préparation des présentateurs sera disponible sur place.
- Apportez une copie de sauvegarde de votre présentation PowerPoint sur clé USB ou envoyez-vous une copie par courriel.
- Évitez les liens web en direct (les ordinateurs n’ont pas accès à Internet).
- Les présentations fonctionneront uniquement sur PC.
- Aucun ordinateur portable personnel ou Mac ne pourra être utilisé. Les adaptateurs pour Mac ne seront pas fournis.
Téléversement des diapositives sur place :
- Rendez-vous à la salle de préparation des présentateurs pour tester, modifier ou vérifier vos diapositives.
- En cas de téléversement sur place, les diapositives doivent être chargées au moins 2 heures avant la séance.
- Aucun téléversement directement dans les salles de séance.
Exigences pour les séances accréditées :
- Aucun matériel publicitaire ou promotionnel spécifique à un produit ne doit apparaître dans ou à proximité des séances accréditées (diapositives, documents, pages web), immédiatement avant, pendant ou après une activité de DPC accréditée.
- Toute incitation destinée aux participants doit être approuvée par l’ACO.
- Si votre présentation inclut la discussion d’un produit pertinent au sujet éducatif ou faisant partie d’un parcours de soins (p. ex. application de service hospitalier ou implant), veuillez utiliser des termes génériques et non des noms de produits lorsque possible.
- Veuillez consulter les Normes nationales du CRMCC (voir l’Élément 6 sur la promotion commerciale).
Un modèle PowerPoint facultatif, incluant les diapositives obligatoires de divulgation, sera fourni dans les prochaines semaines.
Présentateurs d'affiches (posters) physiques
Veuillez noter que nous passons aux posters physiques cette année.
Les formats numériques ne seront pas disponibles.
Dates limites importantes :
- 1er mai : Date limite pour mettre à jour les détails des auteurs/présentateurs.
Les soumissionnaires sont responsables de l’exactitude des informations; des renseignements incorrects peuvent entraîner un retrait du programme. - 15 mai : Date limite pour remplir le Formulaire de déclaration de conflit d’intérêts.
Seul l’auteur qui présente doit remplir ce formulaire. Un bouton ROUGE indique qu’une action est requise; un bouton VERT indique que tout est complété.
Inscription :
- Tous les présentateurs doivent s’inscrire et payer intégralement pour le congrès annuel. Les membres ayant payé leur cotisation 2026 seront admissibles au tarif réduit.
Installation et démontage des posters
Installation : Mercredi 10 juin, entre 12 h 00 et 15 h 45 (NT)
Démontage : Vendredi 12 juin, entre 16 h 30 et 18 h 30 (NT)
Il incombe au présentateur de retirer tous les matériaux.
Le personnel de l’ACO n’assumera aucune responsabilité pour les matériaux laissés après le 12 juin à 18 h 30 (NT).
Date et heure de présentation :
- Tous les posters seront affichés en personne, dans la salle d’exposition, The Bowring Ballroom, au Centre des congrès de St. John’s.
- Les auteurs se verront attribuer une plage horaire de 30 minutes, selon leur surspécialité, durant une pause du jeudi ou du vendredi.
- Les présentateurs sont encouragés à rester près de leur poster afin d’échanger avec les participants durant cette période.
- Les plages horaires de présentation sont disponibles ici.
Note : Des efforts importants ont été faits pour éviter les conflits d’horaire pour les présentateurs ayant plusieurs conférences.
Pour toute préoccupation, veuillez contacter : education@canorth.org.
Prix de la meilleure affiche
- Une affiche gagnante sera sélectionnée par la SROC, et une affiche gagnante sera sélectionnée par chaque sous-spécialité
- Les affiches seront évaluées selon des critères établis (p. ex. mérite scientifique, originalité et qualité globale)
- Les prix seront remis durant la pause du vendredi après-midi
- Heure et lieu : 16 h (TN), salle d’exposition du Centre des congrès St. John’s
Format du poster :
- Taille maximale du poster : 44″ × 44″.
- Les posters surdimensionnés seront retirés afin d’assurer la place pour deux posters par tableau.
- Les présentations doivent être claires et auto‑explicatives; les présentateurs pourront approfondir certains points durant leur plage horaire assignée.
- Les posters peuvent être fixés à l’aide de punaises ou de Velcro, fournis sur place. Évitez les matériaux lourds, qui risquent de ne pas tenir en place.
- Pour faciliter l’identification, inclure un en‑tête avec le titre du poster et le(s) auteur(s).
- Ne pas écrire directement sur les tableaux d’affichage.
- Vous pouvez inclure un code QR permettant d’accéder à des ressources complémentaires ou des informations supplémentaires.
Service d’impression de posters sur place :
- PRINT THREE, un imprimeur local, offre un service optionnel d’impression pour les présentateurs.
- L’atelier est situé en face du Centre des congrès de St. John’s :
Suite 330, Cabot Place, 100 New Gower Street, St. John’s, NL A1C 6K3
Ouvert du lundi au vendredi, de 9 h 00 à 17 h 00. - Tarification : Pour un poster de 42″ × 42″ sur papier mat, le coût est de 69 $ + taxes. D’autres formats personnalisés sont disponibles et tarifés en conséquence.
- Pour imprimer votre poster, téléversez votre fichier sur leur site web (cliquer sur “Send a file” dans la bannière rouge).
- Paiement accepté : argent comptant, débit ou crédit lors de la cueillette.
- Tél. : (709) 579‑3350, Site web : print3newfoundland.com, Courriel : print3@nfld.net
- Les posters doivent être soumis au moins une semaine avant le congrès.
- Les présentateurs sont responsables de la cueillette et du paiement de leurs posters.
Modérateurs
Veuillez vous référer au Code de conduite de l’ACO. Notre objectif est d’assurer un environnement respectueux, inclusif et professionnel, axé sur la croissance scientifique et professionnelle.
Responsabilités avant la séance que vous modérez :
- Examiner les divulgations des conférenciers.
- Les divulgations sont indiquées sous chaque présentateur dans l’application mobile (COA Events) et dans le programme en ligne.
- Si un conflit d’intérêts suscite une préoccupation importante — par exemple lorsqu’il est difficile de minimiser les biais — veuillez écrire à education@canorth.org.
- Examiner les résumés (séances de communications libres).
- Les résumés de chaque séance sont disponibles dans le programme en ligne et l’application mobile.
- Si vous préférez des copies en PDF, veuillez envoyer un courriel education@canorth.org.
- Conseils supplémentaires pour votre préparation :
- Préparez quelques questions pour stimuler la discussion au besoin.
- Apportez un dispositif pour gérer le temps (ex. téléphone) afin de respecter l’horaire.
Responsabilités au début de la séance :
- Asseyez‑vous à la table du modérateur à l’avant de la salle, présentez‑vous et partagez les annonces pertinentes.
- Le personnel de l’ACO laissera une feuille d’information de couleur sur le podium avec les mises à jour.
- Divulguez tout conflit d’intérêts verbalement et à l’aide d’une diapositive (modèle à venir).
- Un lien pour téléverser votre diapositive de divulgation sur la plateforme des conférenciers vous sera envoyé en mai.
Responsabilités pendant la séance :
- Assurer le respect des temps de présentation et vérifier que chaque conférencier divulgue ses conflits d’intérêts avant son exposé.
- Faciliter la période de questions.
- Si un présentateur est absent à l’heure prévue, passer au prochain exposé et placer la présentation manquée à la fin.
- Si vous percevez un conflit d’intérêts réel ou potentiel durant une présentation, notez les informations suivantes et envoyez‑les à education@canorth.org :
- nom du présentateur
- titre de la présentation / numéro de résumé
- nature de la préoccupation
Responsabilités à la fin de la séance :
- Remercier tous les conférenciers et les participants.
- Partager les sondages Slido indiqués pour la séance.
- Rappeler aux délégués de remplir le formulaire d’évaluation électronique dans l’application mobile ou en ligne afin d’obtenir leurs crédits FMC.